Vorlagenmanagement
officeatwork ist auf die besonderen Bedürfnisse von Unternehmen ausgelegt. Aufbauend auf Microsoft Office präsentiert es dem Business-User die relevanten Funktionen ganz gezielt. Es macht die bestehenden Funktionen besser zugänglich, erweitert sie und stellt neue zur Verfügung. Das herkömmliche Microsoft Office für jedermann wird dadurch zu einer effektiven, spezifischen Lösung für Unternehmen. officeatwork ist die exzellente Optimierungsplattform der Office-Prozesse und steigert den Gebrauchswert von Microsoft Office. Damit ist es das perfekte Bindeglied für maximale Effizienz zwischen Business-Usern und Microsoft Office.
Mit officeatwork lassen sich dynamische Vorlagen in Form von Master-Templates erstellen. Diese Grundvorlagen passen sich an die verschiedenen Vorgaben von Sprachen, Niederlassungen, Abteilungen und Mitarbeitenden automatisch an. Somit können pro Brief, Fax, Memo, usw. mit nur einem Master-Template sämtliche spezifischen Anforderungen abgedeckt werden. Das Duplizieren von Vorlagen entfällt, was sich besonders bei der Vorlagenverwaltung positiv wirtschaftlich auswirkt. Die Administrierung der Vorlagen beschränkt sich ausschliesslich auf eine kleine Zahl von Master-Templates.
Änderungen werden an allen relevanten Stellen sofort wirksam. Für die Eröffnung einer neuen Filiale zum Beispiel ist lediglich in der Datenbank ein zusätzlicher Eintrag erforderlich.
officeatwork erstellt Vorlagen, die mit einem Master-Template verknüpft sind – so genannte Smart-Templates. Die einzelnen Inhalts-Elemente eines Smart-Templates werden alle separat erfasst und automatisch eingefügt. In Abstimmung mit dem verknüpften Master-Template ergibt sich so stets eine aktuelle Vorlage. Zur Bearbeitung von Smart-Templates steht der Smart-Template Manager zur Verfügung. Dieser ist so konfiguriert, dass es keine Möglichkeiten gibt, das verknüpfte Master-Template zu manipulieren. Smart-Template-Ersteller können sich dadurch voll und ganz auf die einzelnen Inhalts-Elemente konzentrieren. Alle Sprachvarianten können im gleichen Smart-Template verwaltet werden. Die Anzahl der Vorlagen wird erheblich reduziert und das Auffinden von Vorlagen vereinfacht.
Ein auf diese Weise erstelltes Smart-Template wird automatisch aktualisiert, sobald sich das Master-Template ändert. So bleibt die korrekte Anwendung des Corporate Designs jederzeit sichergestellt. Smart-Templates profitieren von allen Einstellungen, die im Master-Template vorgenommen wurden. Sie übernehmen somit alle officeatwork-Einstellungen wie zum Beispiel auch diejenige des Output-Managements.
Vor allem für den Verwalter von Vorlagen bedeutet die Möglichkeit, Smart-Templates zu erstellen, eine enorme Arbeitserleichterung.
Das Content-Management von officeatwork teilt sämtliche Bestandteile eines Dokumentes in einzelne Bausteine, so genannte Smart-Contents. Diese können vom User mittels dem Content-Chooser jederzeit in beliebiger Reihenfolge und Anzahl zusammengestellt und in ein Dokument eingefügt werden. Smart-Contents werden automatisch an der richtigen Stelle, in der richtigen Sprache und im richtigen Format in das Dokument eingefügt.
Smart-Contents können frei nach Thema oder Zugriff organisiert werden und lassen sich einfach pflegen. Die zentrale Administration sorgt dabei für die gewünschte sprachliche Einheit.
Mit officeatwork erstellte Dokumente können in verschiedenen Varianten ausgedruckt, gespeichert und verschickt werden. Die Steuerung von Logovorgaben, Druckereinstellungen, Papierschachtwahl und PDF-Treiber erfolgt dabei automatisch. Es steht den Verantwortlichen zur freien Disposition, welche Ausgabevarianten den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden.
Beispiel «Drucken Schwarz/Weiss»
Beim «Drucken Schwarz/Weiss» werden folgende Aktionen automatisch ausgeführt. 1. Logo Schwarz/Weiss wird eingeblendet. 2. Vermerk «INTERN» mit Datum und Zeit wird auf dem Dokument angebracht. 3. Drucker und Schacht wird auf weisses Papier eingestellt. 4. Die entsprechende Anzahl Exemplare wird ausgedruckt.
Beispiel «Drucken auf Briefpapier»
Beim «Drucken Briefpapier» werden folgende Aktionen automatisch ausgeführt. 1. Logo wird ausgeblendet. 2. Drucker und Schacht wird auf Briefpapier umgestellt. 3. Die angegebene Anzahl Exemplare wird ausgedruckt.
Beispiel «Senden als PDF-Beilage»
Beim «Senden als PDF-Beilage» werden folgende Aktionen automatisch ausgeführt. 1. Eine PDF-Datei mit hoch auflösendem Logo und Unterschrift wird erstellt. 2. Gleichzeitig wird eine E-Mail-Nachricht erstellt, in welche die Empfänger mit Anrede, der Betreff usw. automatisch übernommen werden.
officeatwork ist ein flexibles Bindeglied zwischen Microsoft Office und Ihren Business-Applikationen. So können Ihre Personal- und Standortdaten automatisiert und direkt in Ihren Office-Dokumenten genutzt werden. Beispielsweise aus Microsoft Active Directory (AD) oder Novell Directory Services (NDS) sowie anderen Datenbanken. Auch Empfängerdaten aus Cobra, FileMaker Pro, Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft SQL Server, ODBC-kompatiblen Datenbanken, Outlook, SAP, TwixTel usw. können einfach an officeatwork angebunden werden. So lassen sich Adressen, Ansprechpersonen usw. in die Dokumente eins zu eins übernehmen. Die richtige Platzierung wird automatisch von den Master-Vorlagen übernommen. Dadurch sparen die User Zeit und gewinnen Qualität.
Über die officeatwork XML-API-Schnittstelle lassen sich Ihre Vorlagen auch in Business-Anwendungen wie ERP, CRM, SharePoint, QMS, DMS usw. nutzen. Umgekehrt können die Daten aus diesen Anwendungen auch direkt in officeatwork abgerufen werden. Das Duplizieren von Vorlagen und Daten entfällt.
officeatwork lässt sich sehr einfach auf ihrem PC oder Notebook installieren. Alle benötigten Komponenten sind im officeatwork Installer enthalten. Ihre Vorlagen und Inhalte können zentral auf einem Ihrer bestehen den File-Server abgelegt werden. Für den Offline-Betrieb kann Ihre officeatwork Lösung mit Ihrem PC oder Notebook automatisch synchronisiert werden. Somit müssen Sie auch unterwegs nicht auf den Komfort von officeatwork verzichten.
Die Synchronisation kann vom einzelnen Benutzer oder zentral vom File-Server aus angestossen werden. Somit können Sie sicherstellen, dass auch Ihre Aussendienst- Mitarbeiter stets mit der aktuellsten Version Ihrer Vorlagen und Inhalte arbeiten.